Chez Physiothérapie MyoSynergie, nous prenons la vie privée de nos patients très au sérieux, la transparence sur les façons dont vos informations personnelles sont conservées est importante pour nous et nous nous engageons à protéger vos informations personnelles, et à respecter votre vie privée.

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La présente politique de confidentialité a pour but de vous renseigner sur nos pratiques en matière de traitement des renseignements personnels. Nous voulons vous informer à quelles fins et comment nous recueillons vos renseignements personnels et de quelles façons ils sont conservés et utilisés.

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Tous les employés sont tenus, selon le code de déontologie des physiothérapeutes et thérapeutes en réadaptation physique du Québec, le Code des professions, le règlement sur la tenue de dossier en physiothérapie (C-26, r.200.2) la norme d’exercice sur les TIC et autres règlements qui régissent la physiothérapie au Québec, de respecter ces normes, selon la loi 25 sur les TIC, afin de maintenir la confidentialité de vos renseignements personnels et de votre vie privée. 

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Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique ou par rapport à nos pratiques quant au traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez nous rejoindre aux coordonnées suivantes :

 

Responsable des renseignements personnels

et des technologies de l'information et de la communication (TIC)

Sylvain Laprise

Physiothérapeute-propriétaire

admin@phisioms.net
(819) 732-4405 #3
511 7e Rue O, Amos, QC J9T 2Y3

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Collecte et utilisation des informations personnelles

Nous prélevons certaines informations relatives à un client ou à un service effectué par son thérapeute afin de compléter le dossier de santé en physiothérapie tel que prévu selon la section 2 du règlement sur la tenue des dossiers des membres de l’ordre professionnel de la physiothérapie du Québec  : 

• La date d’ouverture du dossier; 

• Le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son genre, son courriel; 

• Une description sommaire des motifs de la consultation; 

• Les radiographies et les résultats de tous les autres examens du client pertinents pour l’évaluation et le traitement de sa condition; 

• Le diagnostic en physiothérapie; 

• Les recommandations faites au client; 

• Les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus.

 

L’utilisation de ces informations sert à offrir les meilleurs soins possibles au client et à faire le suivi évolutif de sa condition de santé. Seul le ou les thérapeutes traitants ont accès et utilise les informations. Une copie du dossier client peut être donnée ou transférée si ce dernier signe une autorisation (conservée à son dossier).  

La tenue de dossier est entièrement numérique et se fait via Medexa: une plateforme de tenue de dossier et de facturation conçu pour les professionnels de la santé dont les serveurs sont tous hébergés au Québec. Les rapports d’examens complémentaires ou d’imageries médicales sont aussi joints au dossier électronique du client. Tous les documents en format papier sont numérisés et immédiatement détruits.  

 

Sécurité de vos informations

La tenue de dossier est entièrement numérique et se fait via Medexa: une plateforme de tenue de dossier et de facturation conçue pour les professionnels de la santé dont les serveurs sont tous hébergés au Québec. Les rapports d’examens complémentaires ou d’imageries médicales sont aussi joints au dossier électronique du client. Tous les documents en format papier sont numérisés et immédiatement détruit.  

 

Transmission de renseignements personnels 

Comme mentionné ci-haut, une autorisation signée par le client est nécessaire afin de véhiculer des renseignements personnels contenus à son dossier, soit pour les remettre directement au client, soit pour les transférer à un autre professionnel de la santé. Les personnes autorisées à manipuler vos renseignements personnels sont : 

• Les employés de la clinique; 

• Le client en ayant fait la demande; 

• Le tuteur légal d’un patient de moins de 14 ans; 

• Les autres professionnels de la santé suite à la réception du consentement du patient.
   

Aucune communication via les platesformes des réseaux sociaux (Facebook, Messenger, Instagram, Whatsapp…) ne pourra contenir des renseignements personnels. Les communications en dehors d’une visite en présentiel se font par téléphone ou par courriel. 

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La transmission des renseignements personnels peut se faire en format papier ou en format numérique sécurisé. Les documents seront remis au client en main propre ou par courriel.  

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Toutes les interventions en lien avec les renseignements personnels seront consignées au dossier client. Un délai de 30 jours sera octroyé afin de compléter une transmission complète d’un dossier vers un autre professionnel de la santé. Tout autre type de demande de renseignements se fera dans des délais raisonnables.  

 

Transmission d'informations par courriel 

Lors de l’ouverture du dossier, le client complète le bilan de santé. À la fin de celui-ci, le client peut consentir ou refuser à ce que nous communiquions avec lui par courriel pour lui envoyer certains documents (factures, lettre au médecin, programme d’exercices, etc.) L’utilisation du courriel présente un risque, quoique faible, au niveau de la confidentialité : risque d’interception par un pirate informatique ou une brèche dans la sécurité du fournisseur de service, ou bien par simple erreur humaine. Les informations suivantes peuvent être acheminées sans code de sécurité via le courriel du client : 

• Informations relatives aux rendez-vous du patient (confirmation, facturation); 

• Information générale relative à la santé (ex: lettre pour son médecin); 

• Outils de traitement (exercices, fiches d’information).  

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Communication par téléphone

L’utilisation du téléphone présente un risque, quoique faible, au niveau de la confidentialité, comme un risque d’interception de la communication. 

 

La clinique a un réseau de télécommunications sécurisé et privé. Elle utilise de l’équipement informatique à jour et dédié. Les employés s’engagent à prendre toutes les précautions additionnelles afin d’assurer la sécurité, la légalité et la conformité de cette utilisation, tel que défini dans les dispositions des normes d’exercices avec TIC.  

 

Consentement

Le client doit consentir de façon libre et éclairée à la communication de ses renseignements auprès des autres professionnels de la clinique ou hors clinique. Ce consentement doit être demandé expressément et distinctement de tout autre information présentée au client, enregistré à son dossier et donné à des fins spécifiques. Il n’est valide que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé. 

 

Engagement envers les clients pour conserver la confidentialité des renseignements personnels

Tous les employés de la clinique s’engagent à protéger vos renseignements personnels en se conformant aux normes d’exercice de la loi 25 sur les TIC. La clinique possède un registre d’incidents, une démarche documentée de révision des contrats la liant aux fournisseurs avec lesquels elle partage des renseignements pour s’assurer du respect de la présente norme. La clinique a une démarche documentée pour déposer un avis à la Commission d’Accès à l’information (CAI) et pour aviser la personne concernée en cas de préjudice sérieux.  

La clinique a un réseau de télécommunications sécurisés et privé. Elle utilise de l’équipement informatique à jour et dédié. Les employés s’engagent à prendre toutes les précautions additionnelles afin d’assurer la sécurité, la légalité et la conformité de cette utilisation, tel que défini dans les dispositions des normes d’exercices avec TIC.  

 

Cessation de diffusion / d"utilisation des renseignements personnels

Vous pouvez demander par écrit un accès aux renseignements détenus à votre sujet par la clinique ainsi qu’une rectification de ces informations. Vous pouvez exiger que soit complètement supprimé ou que cesse la diffusion de ses renseignements si cela ne contrevient pas aux obligations déontologiques des professionnels concernés. La clinique possède 30 jours au moment de la réception par écrit de cette demande pour l’honorer. Si le délai de 30 jours est dépassé, la demande du client sera réputée refusée par la clinique et le patient pourra enclencher des démarches d’examen de mésentente auprès de la Commission d’accès à l’information (CAI). 

Des frais raisonnables de 30,00 $ peuvent être exigés par la clinique si une reproduction ou une transmission des renseignements est nécessaire.  

 

Modification de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité sera ponctuellement mise à jour pour prendre en compte les changements de nos produits et de nos services, ainsi que les commentaires des clients. Dans ce cas, la date de la dernière mise à jour sera modifiée et indiquée en haut de la déclaration. 

 

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de confidentialité, n'hésitez pas à nous contacter.