1. Contexte

 

Physiothérapie MyoSynergie est une clinique privée offrant des services de réadaptation. L’entreprise compte 7 employés et 3 travailleurs autonomes :

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• 4 physiothérapeutes

• 1 technologue en physiothérapie

• 2 adjointes administratives

• 3 travailleurs autonomes (1 technologue en physiothérapie, 1 massothérapeute, 1 orthésiste)

• ​

Dans le cadre de ses activités, la clinique collecte et traite des renseignements personnels et des renseignements de santé nécessaires à la prise en charge des clients.

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Ces renseignements sont recueillis et utilisés conformément aux obligations professionnelles et aux exigences de l’Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec et de la Loi 25.

 

2. Responsable de la protection des RP

 

Responsable :
Sylvain Laprise, physiothérapeute-propriétaire
Courriel : slaprise@physioms.com
Tel : 819-732-4405 #3
 

Responsabilités :

• Veiller au respect des règles de protection des renseignements personnels

• S’assurer que le personnel respecte les procédures de confidentialité

• Gérer les incidents de confidentialité

• Assurer le suivi avec les fournisseurs technologiques

• Déclarer les incidents à la Commission d’accès à l’information du Québec si nécessaire.
   

3. Renseignements personnels collectés

 

La clinique recueille uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de soins.

 

Renseignements d’identification

• Nom et prénom

• Adresse

• Date de naissance

• Numéro de téléphone

• Adresse courriel

• Profession

• Personne à contacter en cas d’urgence

 

Renseignements de santé

• Motif de consultation

• Antécédents médicaux / conditions associées

• Traitement antérieur 

• Médication

• Blessures ou chirurgies antérieures

• Résultats d’imagerie

• Évaluation de la condition et note de suivi. 

• Toutes informations pertinentes au traitement

• Programme d’exercices enseignés au client

 

Données administratives

• Rendez-vous

• Notes de suivi des échanges avec le client

• Facturation

• Mode de paiement (aucun numéro de carte conservé)

 

Des photos ou vidéos cliniques peuvent être prises lors des suivis avec le consentement écrit du client. 

 

4. Moyens de collecte

 

Les renseignements sont recueillis :

• Lors de l’ouverture du dossier via notre site web (www.myosynergie.com)

• Via un bilan de santé électronique

• Lors des évaluations et suivis cliniques

• Lors de communications avec le client ou d’autres professionnels

 

Les données sont consignées dans le logiciel de dossier clinique Medexa, dont les serveurs sont hébergés au Québec, et les programmes d’exercices sont produits et conservés sur Wibbi, qui utilise des infrastructures cloud sécurisées (AWS et Google Cloud) principalement hébergés au Canada. La clinique s’est assurée que les fournisseurs technologiques utilisés respectent les normes de sécurité et de confidentialité applicables aux renseignements de santé. 

 

5. Accès aux renseignements

 

Seules les personnes suivantes peuvent accéder aux renseignements :

• Les professionnels responsables du suivi du client

• Les adjointes administratives (pour les tâches administratives)

• Le responsable de la protection des renseignements personnels

 

Chaque utilisateur possède :

• Une session individuelle

• Un mot de passe sécurisé

 

 

6. Communication des renseignements

 

Les renseignements peuvent être communiqués :

• À d’autres professionnels de la clinique

• À des professionnels externes

• Au médecin traitant

• À des organismes (ex. assurances, programmes gouvernementaux)

 

Dans tous les cas :

• Le consentement du client est obtenu

• Ce consentement est documenté au dossier

 

Les communications / transmissions de documents se font :

• Par téléphone

• Par courriel sécurisé

• Par fax

 

Veuillez noter que les documents reçus par fax sont récupérés rapidement par le personnel autorisé, numérisés et intégrés au dossier électronique du client, puis détruits de manière sécurisée. Également, les renseignements personnels transmis par courriel sont limités au strict nécessaire et envoyés uniquement après obtention du consentement du client.

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7. Conservation et sécurité

 

Les renseignements sont conservés principalement dans :

• Le logiciel Medexa

• Le logiciel Wibbi 

• Des classeurs verrouillés pour certains documents temporaires

 

Mesures de sécurité :

• Mots de passe sur tous les appareils

• Sessions individuelles pour les 2 logiciels

• Documents papiers numérisés et immédiatement détruits

• Classeurs verrouillés

• Clinique protégée par système d’alarme

• Accès limité aux personnes autorisées

 

Veuillez noter que : 

• Les dossiers sont conservés conformément aux exigences des ordres professionnels.

• Les fournisseurs technologiques utilisés par la clinique appliquent des mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie pour la protection des renseignements personnels.

• Lorsque des communications sont effectuées à partir d’un téléphone cellulaire personnel, aucune information sensible n’est conservée sur l’appareil. Les notes pertinentes sont consignées au dossier du client dans le logiciel clinique dès que possible.

 

8. Classification des renseignements personnels